Privacyverklaring Willen is Kunnen

1. Algemeen

Het harmonieorkest Willen is Kunnen (WIK) hecht veel waarde aan je privacy en de bescherming van je persoonsgegevens.

In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om je privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. WIK houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (ook gekend als GDPR).

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• Je persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring;
• de verwerking van je persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• vragen om je uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van je persoonsgegevens;
• passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van je persoonsgegevens gewaarborgd is;
• geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• op de hoogte zijn van je rechten als betrokken persoon omtrent je persoonsgegevens, je hierop willen attent maken en deze willen respecteren.

Als harmonieorkest zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, hierover vragen hebt of indien je contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens (GDPR contact):

Harmonieorkest Willen is Kunnen
Correspondentieadres: Kriekenboslaan 5, 3001 Heverlee
Telefoon: 0485674025 (Bert Gooris)
bert.wikpêllenberg@gmail.com

2. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Je persoonsgegevens worden door WIK verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

• Om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van VLAMO
• Voor het bekomen van subsidiëring door de gemeente
• Voor verzekeringsdoeleinden
• Het vastleggen van muzikale activiteiten via foto en film
• Het versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen
• In het kader van de aanleg van het WIK patrimonium
• Voor publicitaire doeleinden (ledenbrief, WIK website, facebookgroep, .)

3. Welke gegevens verwerken wij?

Voor de eerder opgesomde doelstellingen (cfr. "Waarom verwerken wij persoonsgegevens") kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen, opslaan, verzamelen en verwerken:

• Identificatiegegevens: naam, voornaam, adres, geslacht, e-mail, telefoonnummer
• Persoonlijke kenmerken: geslacht, geboortedatum

4. Wie verwerkt de gegevens?

De gegevens worden verwerkt door volgende externe organisaties

• Coördinatieteam van de vereniging
• VLAMO vzw
• De verzekeringsmaatschappij: in geval van een aangifte wordt de verzekeringsmaatschappij van de omstandigheden ingelicht. Het lid dient eventuele bijkomende persoonlijke gegevens op vraag van de verzekeringsmaatschappij rechtstreeks te bezorgen

5. Verstrekking aan derden

De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan verwerkers (andere partijen) dan diegene waarmee we een verwerkingsovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is.

Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien je ons hier toestemming voor geeft. Deze toestemming kan ten allen tijden ingetrokken worden, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.

6. Bewaartermijn

WIK bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

7. Beveiliging van de gegevens

Volgende passende en technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:

• Alle personen die namens WIK van je gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
• Wij hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen (vb. bij bestuurswijziging);
• Bestuursleden en medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

8. Je rechten omtrent je gegevens

Je hebt het recht op inzage, kopie, aanpassing of het wissen van de persoonsgegevens die wij ontvangen hebben. Via het hogervermeld adres kan je hier ons hiervoor contacteren. Om misbruik te voorkomen kunnen wij je daarbij vragen om je adequaat te identificeren. Tevens kan je bezwaar indienen tegen de verwerking van je persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heb je het recht om de verstrekte gegevens door ons laten overdragen aan jezelf of in jouw opdracht direct aan een andere partij.

9. Klachten

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen.
Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA); dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming: Drukpersstraat 35 - 1000 Brussel

Https://www.gegevensbeschermingsauthoriteit.be

10. Wijziging privacyverklaring

WIK kan haar privacy statement steeds wijzigen.
Van deze wijziging zullen we steeds een aankondiging doen op onze website. De laatste wijziging gebeurde op 2 januari 2026.
Oudere versies van onze privacy statement zullen in ons archief worden opgeslagen. Stuur ons een e-mail als je deze wilt raadplegen.

Privacyverklaring, 22 september 2018